پروژه های ناتمام چگونه زنده می شوند؟ - عکس پارسی

• استفاده از ابزار های مدیریت پروژه

در بعضی موارد پروژه ها به خاطر بی نظمی امور و عدم تعریف شفاف اهداف و مسائل به توقف می رسد. در چنین مواردی استفاده از نرم افزار های مدیریت پروژه می تواند به مدیران در مدیریت و کنترل ابعاد مختلف و پیچیده پروژه ها به ویژه پروژه های بزرگ کمک رسانده و در نهایت نیز انتها رسیدن پیروزیت آمیز پروژه ها را ضمانت می سازد.

• کنترل مداوم میزان پیشرفت پروژه

آسان ترین راه برای نگه داشتن یک پروژه روی ریل حرکت و پیشرفت، کنترل مداوم و سنجش دقیق مراحل مختلف آن است که به وسیله برقراری ارتباط مستمر با کلیه اعضای تیم اجراکننده پروژه امکان پذیر می گردد. آگاهی دادن و ملزم ساختن پیوسته افراد به انجام وظایف محوله باعث می گردد تا آنها عمل به وظایف خود را در کانون توجه و برنامه ریزی های روزمره خود قرار دهند. پر واضح است که اگر چنین نگردد و خود مدیران برای اجرایی شدن درست و به موقع فعالیت ها حساس و پیگیر نباشند خیلی از کارها و فعالیت ها یا انجام نمی گردد و یا ناقص و نیمه تمام می ماند

• ایجاد هیجان

آیا تا به امروز در شرکتی کار نموده که کارکنانش اهمیتی به ضرب الاجل ها و رعایت زمان بندی فعالیت ها نداشته باشند؟ واقعیت آن است که عدم توجه افراد به مولفه زمان و اهمیت و ضرورت های یک پروژه، مانعی جدی و تهدیدکننده برای اجرای پیروزیت آمیز و اتمام به موقع پروژه ها به شمار می آید. پس مدیران نباید بگذارند که روحیه بی تفاوتی نسبت به پروژه ها و برنامه ها بر کارکنان مستولی گردد.

• استفاده از مشارکت تمام اعضای تیم تان برای احیای پروژه های نیمه تمام

یکی از برترین راه ها برای احیای پروژه ای که نیمه تمام رها شده است برگزاری یک جلسه هم اندیشی و مشکل گشایی با کلیه اعضای تیم و آگاهی یافتن از نظرات و پیشنهادهای آنهاست. این کار علاوه بر اینکه باعث افزایش و تنوع اید ه ها و ابتکارات درون تیمی می گردد موجب بیشتر شدن روحیه مشارکت و علاقه مندی اعضای تیم در فرآیند اجرای پروژه خواهد شد.

• امکانات و منابع بیشتری را برای اتمام پروژه اختصاص دهید

اگر پس از آنالیز های همه جانبه به این نتیجه دست یافتید که عامل اصلی ناتمام ماندن پروژه شما کمبود منابع و امکانات بوده است حتما پیش از احیای آن برای فراهم آوردن امکانات و منابع کافی اقدام بعمل آورده و اگر نتوانستید این امر را به تحقق برسانید اصلا به سراغ آغاز مجدد پروژه نروید چرا که دوباره با توقف و کندی کار روبرو می شوید.

• شناسایی موانع و برطرف ساختن آن

سوال اساسی در خصوص یک پروژه ناتمام این است که چه عواملی باعث ناتمام ماندن پروژه در گذشته شده و این موانع را چگونه باید برطرف کرد؟ بنابراین حتما باید زمان و انرژی قابل توجهی را برای شناسایی دقیق ریشه ها و مسائل موجود بر سر راه اتمام پیروز فعالیت ها گذاشت و چه بهتر که این کار را خارج از چارچوب های دست و پاگیر بوروکراتیک انجام داد.

• فراهم ساختن مجموعه ای کامل و قوی از مهارت ها و توانمندی های مورد احتیاج

چنانچه پروژه ای به خاطر نبود تخصص های کافی و کامل تعطیل شده پیش از آغاز دوباره آن برای فراهم ساختن تیمی برخوردار از کلیه تخصص ها و توانایی های مورد احتیاج برای اجرای پیروز و مقتدرانه فعالیت ها اقدام کنید و اگر نتوانستید بخشی از کار را برون سپاری کنید.

• به کار بستن روش های نو

شما نباید منتظر بود که با استفاده از همان روش های پیشین بتوانید پروژه ناتمام یا شکست خورده قبلی تان را این بار با پیروزیت اجرا کنید. پس باید جور دیگر مشاهده و عمل کنید و با تنو ساختار و تغییر روش های ارتباطی و عملیاتی، کارها را به شکل دیگری انجام داده تا به پیروزیت و کامیابی حداکثری دست پیدا کنید.

• ساده کردن کارها تا حد امکان

آیا پروژه ناتمام مانده شما به خاطر پیچیدگی های فراوان و سردرگمی افراد در خصوص وظایف و مسوولیت های به انتها نرسیده است؟ اگر پاسختان به این پرسش مثبت است پس حتما باید در راستای ساده تر کردن فرآیند ها و کاستن از مراحل و پیچیدگی های کار اقدام بعمل آورده تا به اطمینان برسید که همه کارکنان و اعضای تیم دارای درک و شناخت درست و شفافی از توضیح وظایف و مسوولیت های خود هستند و می توانند به تکمیل به موقع و مطلوب پروژه کمک رسانند.

• اطمینان از شفافیت و روشنی اهداف و برنامه ها

جمله معروفی است که می گوید برای کشتی بدون هدف و مقصد، هیچ بادی باد موافق نیست. واقعیت آن است که هیچ چیزی به میزان سردرگمی و ابهام در خصوص اهداف، برنامه ها، دیدگاه ها و نقش ها نمی تواند اجرای یک پروژه را مختل و ناتمام کند. پس در جهت شفاف سازی حداکثری گام های اساسی بردارید.